Regulamin / dane os.

Regulamin Konferencji organizowanej pod nazwą
„Śląska Konferencja Radiologiczna” 
 
 § 1. Postanowienia ogólne

1. Konferencja pod nazwą „Śląska Konferencja Radiologiczna”, zwana w dalszej części Regulaminu Konferencją, odbędzie się w dniu 22 listopada 2024 r. w Sali Konferencyjnej zlokalizowanej na terenie Hotelu Diament*** w Ustroniu
2. Organizatorem logistycznym Konferencji jest Kamila Krzak prowadząca działalność gospodarczą pod nazwą Strawberry Media Kamila Krzak z siedzibą w Siemianowicach Śląskich o numerze identyfikacji podatkowej NIP 6252326253, REGON 380679508.
3. Organizatorem merytorycznym Konferencji jest oddział śląski Polskiego Lekarskiego Towarzystwa Radiologicznego.
4. Przez określenia użyte w niniejszym Regulaminie rozumie się:

• Strona Internetowa: https://konferencjaradiologiczna.syskonf.pl/
• Strona Rejestracji: https://konferencjaradiologiczna.syskonf.pl//rejestracja
• Uczestnik: osoba fizyczna, która jest adresatem Konferencji ze względu na wykonywany zawód (§1 pkt. 4.) oraz która spełniła wymagania zawarte w § 2 pkt.1.
• Wykładowca: osoba fizyczna zaproszona przez Organizatora do przeprowadzenia wykładów lub innych prezentacji związanych z tematem Konferencji.
• Sponsor: osoba prawna zaproszona przez Organizatora, współfinansująca Konferencję.
• Formularz Zgłoszeniowy: dostępny na Stronie Rejestracji formularz, niezbędny do zgłoszenia Uczestnika Konferencji.
• Program: harmonogram wykładów dostępny na Stronie Internetowej Organizatora pod adresem: https://konferencjaradiologiczna.syskonf.pl/program
• Opłata Konferencyjna – opłata, do uiszczenia której zobowiązał się Uczestnik poprzez wysłanie wypełnionego Formularza Zgłoszeniowego, której zakres został określony w Cenniku.
• Opłaty dodatkowe – opłaty, do uiszczenia których zobowiązał się Uczestnik, poprzez wysłanie wypełnionego Formularza Zgłoszeniowego, określone i opisane w Formularzu Zgłoszeniowym oraz Cenniku.
• Umowa Uczestnictwa w Konferencji – zostaje zawarta z Uczestnikiem poprzez wypełnienie przez Uczestnika Formularza Zgłoszeniowego z obowiązkiem zapłaty w terminie do 7 dni od daty rejestracji, jednak nie później niż do  17 listopada 2024 r.

4. Adresatami Konferencji są: lekarze specjaliści w zakresie radiologii i diagnostyki obrazowej, lekarze będący w trakcie specjalizacji oraz lekarze stażyści, a także technicy elektroradiologii, pielęgniarki radiologiczne oraz osoby zaproszone przez Organizatora do udziału w Konferencji.
5. Celem Konferencji jest wymiana doświadczeń, próba wskazania nowych obszarów badawczych, integracja środowiska oraz dyskusja nad aktualnymi problemami w ramach wskazanych obszarów tematycznych. W ramach Konferencji będą odbywały się sesje naukowo-dydaktyczne, edukacyjne oraz prezentacja nowoczesnych rozwiązań z zakresu objętym tematyką Konferencji, przygotowane przez Sponsorów.
6. Konferencja ma charakter zamknięty i nie stanowi imprezy masowej w rozumieniu Ustawy z dnia 23 marca 2009 roku o bezpieczeństwie imprez masowych (Dz.U. 2009 nr 62, poz. 504).
7. Na terenie Konferencji  przebywać mogą jedynie zarejestrowani Uczestnicy, Wykładowcy, przedstawiciele Sponsora, Organizator, przedstawiciele Organizatora oraz osoby zaproszone przez Organizatora, która potwierdziły swój udział w Konferencji.
8. Za część merytoryczną i naukową Konferencji odpowiada Polskie Lekarskie Towarzystwo Radiologiczne oddział śląski – współorganizator i Patron Merytoryczny Konferencji.

 
§ 2. Uczestnictwo w Konferencji

1. Warunkiem uczestnictwa w Konferencji jest spełnienie łącznie poniższych warunków:

1. zgłoszenie chęci uczestnictwa w Konferencji poprzez wypełnienie Formularza Zgłoszeniowego dostępnego na Stronie Rejestracji (zawarcie Umowy),
2. uiszczenie Opłaty Konferencyjnej oraz zadeklarowanych Opłat dodatkowych w wysokości i terminie podanym przez Organizatora na Stronie Internetowej i/lub w wiadomości potwierdzającej rejestrację. Opłatę za udział w Konferencji należy przesłać zgodnie z informacjami zamieszczonymi w §3 Regulaminu oraz potwierdzeniem otrzymanym pod wskazany przez Uczestnika adres e-mail.

2. Każdy Uczestnik, którego frekwencja udziału w wykładach wyniesie minimum 80% otrzyma certyfikat uczestnictwa w Konferencji.
3. Termin nadsyłania zgłoszenia uczestnictwa w Konferencji upływa w dniu wskazanym przez Organizatora na Stronie Internetowej.
4. Liczba osób uczestniczących w Konferencji jest ograniczona. W przypadku rejestracji większej liczby osób, Organizator ma prawo zakwaterować Uczestnika w innym Hotelu o podobnym standardzie, co nie stanowi powodu do rozwiązania Umowy.
5. Wysłanie zgłoszenia rejestracyjnego zamieszczonego na Stronie Rejestracji oznacza akceptację postanowień niniejszego Regulaminu, a także przestrzegania przepisów porządkowych oraz wszelkich innych ustaleń dokonanych między Uczestnikiem a Organizatorem.

 
§ 3. Opłaty za udział w Konferencji

1. Wysokość opłaty za udział w Konferencji oraz termin do którego należy dokonać opłaty zamieszczone są na Stronie Internetowej Organizatora i/lub w wiadomości potwierdzającej rejestrację.
2. Płatnikiem (adresatem faktury) jest podmiot dokonujący opłaty za udział w Konferencji, chyba, że Uczestnik wskazał inaczej w Formularzu Zgłoszeniowym.
3. Organizator wystawi fakturę VAT tytułem dokonanych wpłat zgodnie z przekazanymi przez Uczestnika danymi.
4. Koszty transportu (dojazd/powrót/transport w trakcie) na Konferencję Uczestnik pokrywa we własnym zakresie.

 
§ 4. Rezygnacja z udziału w Konferencji

1. Uczestnik może zrezygnować z uczestnictwa w Konferencji bez podania przyczyny. Informację taką należy przesłać na podany na Stronie Internetowej Organizatora adres e-mail podając imię i nazwisko oraz numer rejestracyjny, przesłany w potwierdzeniu Rejestracji.
2. Uczestnikowi, który rezygnuje z udziału w Konferencji w terminie 14 dni od daty rejestracji przysługuje zwrot pełnej wysokości Opłaty Konferencyjnej oraz innych Opłat dodatkowych, do których zobowiązał się w Formularzu Zgłoszeniowym.
3. Uczestnikowi, który zrezygnuje z udziału w Konferencji po terminie określonym w ust. 2 i/lub po 28 października 2024 r. nie przysługuje zwrot Opłaty Konferencyjnej oraz innych Opłat dodatkowych, do których zobowiązał się w Formularzu Zgłoszeniowym.

 
§ 5. Odwołanie Konferencji

1. Organizator ma prawo odwołać Konferencję bądź zmienić jej termin i miejsce w każdym czasie bez podawania przyczyny.
2. W przypadku, gdy Konferencja nie odbędzie się lub jej termin i miejsce ulegną zmianie, z przyczyn zależnych wyłącznie od Organizatora, Organizator w terminie do 7 dni zwróci kwoty wpłacone przez Uczestników na konta bankowe, z których zostały dokonane opłaty.
3. W przypadku, gdy Konferencja nie odbędzie się z przyczyn niezależnych od Organizatora, tzw. działania „siły wyższej”, Uczestnikowi nie przysługuje prawo do odszkodowania lub do zwrotu jakichkolwiek opłat związanych z uczestnictwem w Konferencji.

 
 § 6. Zmiany w Regulaminie i Programie Konferencji

1. Organizator ma prawo do zmiany postanowień Regulaminu w każdym czasie i miejscu w formie pisemnej.
2. Wszelkie zmiany w Regulaminie zamieszczane będą niezwłocznie na Stronie Internetowej Organizatora.
3. Organizator ma prawo zmian w Programie Konferencji, w szczególności zmian rozkładu czasowego i kolejności wystąpień, nawet w dniu, w którym odbywa się wydarzenie.
4. Zmiany w Programie Konferencji, o których mowa powyżej nie mogą stanowić podstawy do kierowania roszczeń finansowych wobec Organizatora oraz rozwiązania Umowy.
5. Zmiany w Programie Konferencji ogłaszane będą na Stronie Internetowej Organizatora lub  na bieżąco w trakcie trwania Konferencji.

 
§7. Odpowiedzialność Organizatora i Uczestnika

1. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za rzeczy Uczestnika, które zostaną zgubione, zniszczone lub skradzione podczas Konferencji.
2. Uczestnicy ponoszą pełną odpowiedzialność materialną za dokonane przez siebie zniszczenia.
3. Uczestnik zobowiązuje się do przestrzegania zasad bezpieczeństwa, w tym ppoż., jak również instrukcji oraz poleceń organizacyjno-technicznych Organizatora, w tym postanowień niniejszego Regulaminu.

 
§8. Postanowienia końcowe

1. Organizator ma prawo do wprowadzania zmian w niniejszym Regulaminie w każdym miejscu i czasie. Zmiany będą niezwłocznie publikowane na stronie Konferencji.
2. Wszelkie reklamacje Uczestników Konferencji wobec Organizatora powinny być zgłaszane w formie pisemnej za pośrednictwem wiadomości e-mail lub listem poleconym za potwierdzeniem odbioru na adres siedziby Organizatora w terminie 5 dni od dnia zakończenia Konferencji.
3. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem zastosowanie mają przepisy Kodeksu Cywilnego.
4. Wszelkie spory mogące wyniknąć z tytułu uczestnictwa w Konferencji będą rozstrzygane przez sąd właściwy dla siedziby Organizatora.
5. Niniejszy Regulamin wchodzi w życie z dniem jego zamieszczenia na Stronie Internetowej Konferencji.

 
Obowiązek informacyjny

Administratorem danych osobowych jest Kamila Krzak, prowadząca działalność gospodarczą pod nazwą Strawberry Media Kamila Krzak (NIP 6252326253), dane kontaktowe: tel. 668 311 345, e-mail: kamila.strawberrymedia@gmail.com.

1. Administrator przetwarza dane osobowe w celu:
   1. marketingowym, w zakresie otrzymywania informacji o oferowanych produktach i usługach oraz podejmowanych działaniach edukacyjnych m.in. o organizowanych konferencjach, szkoleniach, warsztatach, akcjach medycznych, materiałach promujących zdrowy styl życia, konkursach edukacyjnych przez okres od momentu wyrażenia zgody do momentu wycofania tej zgody. Podanie danych jest dobrowolne.
   2. informacyjnych i pamiątkowych [na podstawie art. 6 ust. 1 lit a RODO*], w zakresie wizerunku Uczestnika, zarejestrowanego podczas Konferencji przez okres od momentu wyrażenia zgody do momentu wycofania tej zgody. Odbiorcami danych będą pozostali Uczestnicy, Wykładowcy i Sponsorzy. Podanie danych jest dobrowolne.
   3. marketingowym, uznając go za prawnie uzasadniony interes Administratora, [na podstawie art. 6 ust. 1 lit f RODO*], w szczególności polegający na promocji działalności Administratora poprzez umieszczanie w mediach społecznościowych i broszurach reklamowych, zdjęć i filmów zawierających wizerunek Uczestnika zarejestrowanego podczas Konferencji, stanowiącego jedynie szczegół całości – zgodnie z art. 81 ust.2 pkt 2) ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych, przez okres 5 lat lub do momentu wniesienia sprzeciwu wobec takiego przetwarzania, w zależności od tego, które z tych zdarzeń wystąpi wcześniej. Odbiorcami danych osobowych będzie nieograniczona liczba podmiotów i osób, w tym wszyscy użytkownicy Internetu. Podanie danych jest wymogiem umownym.
   4. ustalenia i dochodzenia ewentualnych roszczeń lub obrony przez roszczeniami, przez czas trwania postępowań i okres przedawnienia roszczeń uregulowany w przepisach prawa, [na podstawie art. 6 ust. 1 lit f RODO]. Podanie danych jest wymogiem umownym.
   5. archiwizacji danych w zakresie niezbędnym do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze, w szczególności przepisów podatkowych [na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO], przez okres przewidziany przepisami prawa. Podanie danych jest wymogiem ustawowym.
   6. wykonania umowy Uczestnictwa w Konferencji [na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO], w tym stworzenia listy uczestników, wydania certyfikatu potwierdzającego uczestnictwo, zakwaterowania w hotelu,  a  także w celu dokonania rozliczenia transakcji z tytułu opłaty za Konferencję, przez okres od momentu zgłoszenia Uczestnika do 3 miesięcy po zakończeniu Konferencji. Podanie danych jest warunkiem uczestnictwa w Konferencji.
   7. odbiorcami danych osobowych Uczestnika będą wyłącznie podmioty, które świadczą na rzecz Organizatora usługi: informatyczne, prawne, doradcze i audytowe, podmioty prowadzące działalność: pocztową, kurierską, płatniczą np. banki oraz hotele w związku z zakwaterowaniem, w zakresie niezbędnym do wykonania i rozliczenia umowy Uczestnictwa w Konferencji.
   8. Uczestnik ma prawo dostępu do swoich danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia, żądania ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, prawo wniesienia żądania sprzeciwu wobec przetwarzania oraz prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
2. Na podstawie zebranych danych osobowych Organizator nie będzie podejmować zautomatyzowanych decyzji opartych na profilowaniu.
3. Dane osobowe podane przez Uczestnika traktowane są jako informacje poufne i służą głównie do celów komunikacji pomiędzy Uczestnikiem a Organizatorem Konferencji.

Podanie danych  stanowiących wymóg umowny i ustawowy jest obowiązkowe. Podanie pozostałych danych jest dobrowolne i nie wymagane przez Organizatora. Podałeś je nam poprzez wyrażenie dobrowolnej zgody w Formularzu Zgłoszeniowym.  
* Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady UE 2016/679 z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych).